在云技術(shù)和云端服務崛起之前，企業(yè)線上會議系統(tǒng)需要采購高成本的硬件，部署復雜的基礎架構(gòu)。近年來，釘釘、阿里云、網(wǎng)易、騰訊、華為、百度等互聯(lián)網(wǎng)科技大廠紛紛把技術(shù)投入到線上會議活動場景，基于云計算的云會議、線上會議、元宇宙會議活動基礎服務平臺應用而生。會議活動主辦方只需要搭建一個云會場，分會場或場外參會嘉賓只要通過一臺筆記本電腦、手機或PAD平板電腦設備就可以參與會議，從而大幅降低了線上會議落地門檻。杭州數(shù)字會議服務公司伍方2017年成立數(shù)字會議研究院，參與會議活動服務標準制定，同網(wǎng)易、釘釘、百度希壤、騰訊視頻會議等線上會議底層服務商進行戰(zhàn)略合作，融合云服務公司的技術(shù)優(yōu)勢和伍方數(shù)字會議服務的行業(yè)優(yōu)勢，推出了云簽約、線上年會、線上發(fā)布會、線上論壇峰會、線上研討會、線上展覽、線上評選比賽活動等多種類型線上會議解決方案，專業(yè)的線上會議流程安排和統(tǒng)籌管理、新潮的云會場設計搭建、強大的線上會議互動功能、豐富的線上會議小游戲、萬人同時在線保障，針對性的策劃特色創(chuàng)意線上會議方案，全力滿足主辦方超過300人的線上會議、500人線上會議、1000人線上會議、10000人線上會議。
▲伍方線上會議解決方案
受新冠疫情影響，很多政務、商務服務加速布局和推進數(shù)字化和遠程化，線上會議開始風行起來。在本文小編將為讀者具體講解如何舉辦線上會議？
▲線上評選會議活動投票環(huán)節(jié)
線上會議流程詳解
一、統(tǒng)籌規(guī)劃會議內(nèi)容、確定會議目的和主題
首先，要明確本次會議的主要目的，會議的主題是什么，是進行產(chǎn)品品牌公關(guān)宣傳，還是希望對參會者流量進行留存和轉(zhuǎn)化。例如云會場簽到、轉(zhuǎn)發(fā)會議通稿、關(guān)注公眾號、注冊小程序會員、咨詢服務、試用或訂購產(chǎn)品、報名參加下一場講座等等。然后，策劃一個鮮明的線上會議主題和有創(chuàng)意的線上活動方案。最后，根據(jù)線上會議方案需要，確定云會場布置風格，對于有實景線下會場需求的需要選擇租賃會議場地，設計搭建實景會場。
▲2021中國醫(yī)院質(zhì)量大會線上會議系統(tǒng)
二、選擇會議平臺
一個好的會議平臺是線上會議服務的重要保障之一，伍方云會議平臺在保障技術(shù)的同時，注重會務流程把控、會議內(nèi)容呈現(xiàn)效果。云會場技術(shù)架構(gòu)師，在明確會議需求和方案后，開始對接制作各種會議物料，如會議主視覺、云會場海報、宣傳視頻、暖場音樂、嘉賓名單、游戲輪次、獎項名稱等等，按照會議流程著手搭建云會議各個會議環(huán)節(jié)的場景、人員物料的配置，如主持人開場白、嘉賓研討、簽約儀式、頒獎授牌、抽獎、游戲互動、表演等的場景布置，并和甲方場控人員制定執(zhí)行危機處置預案。力求以滴水不漏的作風，通過合理設置、認證彩排測試，把線上會議流程優(yōu)化到最好，把會議的視覺美、會議故事線的創(chuàng)意性、互動游戲的趣味性等安全、穩(wěn)定、精彩的呈現(xiàn)出來。在會議活動執(zhí)行中，伍方會安排多名活動執(zhí)行人員全程對主會場、分會場狀況進行監(jiān)控，出現(xiàn)問題及時干預處置。
三、選擇線上會議直播軟件
線上會議和線上會議直播直接相關(guān)，線上會議前身即是從線上直播、線上視頻演變而來，一般線上會議都要通過會議直播平臺，把“主會場”或“主會場+分會場”實時場景快速、穩(wěn)定、流暢的推送出去。線上會議對直播要求無外乎“高穩(wěn)定”、“低延遲”，目前市面上直播平臺眾多，如微贊、釘釘、ZOOM、目睹、云犀、微吼、維妥、直播眼、云視、百家云、神策，技術(shù)體驗良莠不齊，杭州數(shù)字會議服務公司伍方優(yōu)選微贊、釘釘、網(wǎng)易多家直播平臺戰(zhàn)略合作，通過會議直播軟件、推流服務器把會議視頻音頻信號脫敏處理后分發(fā)推送到各大直播平臺。
▲線上會議便攜式多網(wǎng)疊加高清直播推流編碼器
四、線上會議的營銷推廣方法
市面上線上會議的宣傳需求的營銷推廣方案較少，如何在會前、會中、會后分階段進行針對性推廣尤為重要。比如，在會前使用傳統(tǒng)新聞媒體、百家號、公眾號、小紅書、抖音等新媒體號（含視頻號）、搜索引擎、垂直行業(yè)門戶……多渠道進行會訊推送，通過活動預熱在輿論上掀起第一個宣傳高潮，達到曝光品牌、提高參會者報名及預訂、購買的數(shù)量。在會議中，邀約媒體采訪報道，在抖音、快手、微博、微視等平臺接入直播，制定策略、鼓勵參會者及大眾分享直播鏈接，裂變獲取觀眾用戶。在會后，進行亮點盤點、成果總結(jié)，編輯新聞及視頻素材，再次進行多渠道推送。
▲阿里線上年會互動游戲——拆幸運盲盒
五、會議數(shù)據(jù)追蹤分析
一場線上會議舉辦的效果如何，在復盤、總結(jié)會議環(huán)節(jié)要通過各方面的數(shù)據(jù)來加以說明。伍方線上會議服務解決方案提供在線參會者行為跟蹤、內(nèi)容點擊熱力圖、用戶停留時長、簽到報表、互動游戲結(jié)果報表、投票結(jié)果報表、直播同時在線人數(shù)及系統(tǒng)壓力趨勢圖等多種直觀的數(shù)據(jù)。
綜上所述，舉辦線上會議不僅要求策劃一個出彩的會議方案和較高的設計水準外，還對線上會議平臺和會議直播軟件的功能性、穩(wěn)定性有很高的要求。另外，在線上會議統(tǒng)籌、云會場設置、會議彩排和活動執(zhí)行上也要求服務人員有很高的專業(yè)度和應急處置能力。當然，線上會議形式多樣，有純線上會議、“線上+線下”會議、多地多人線上互動直播會議等，具體還要數(shù)字會議服務公司（www.qianhuoda.com.cn）根據(jù)線上會議主辦方具體需求為線制定解決方案。
（文章作者：鄧興）
