▲如何策劃執(zhí)行一場活動
作為MICE人，一年中總是少不了有幾場甚至多場的會議活動策劃執(zhí)行，雖然活動的形式和玩法有很多種，但是千變?nèi)f變離不開一些套路。那么策劃執(zhí)行一場活動需要注意哪些細(xì)節(jié)？會執(zhí)行小編和大家一起過一遍。
▲活動周期圖
一、活動策劃案
在活動正式開始之前，要經(jīng)歷一個(gè)籌備期和執(zhí)行期，在此期間，我們要對活動的整體有一個(gè)構(gòu)想，先做一份策劃案。
一份合格完整的活動策劃案，包括以下幾點(diǎn)（如圖）。
▲活動策劃方案內(nèi)容組成
好的開始是成功的一半。做活動策劃案的目的，不是為了形式，而是要讓人明白你策劃的是個(gè)什么樣的活動、可以達(dá)到什么樣的效果、如何控制風(fēng)險(xiǎn)，這有利于我們更好地去把控整場活動。
二、時(shí)間進(jìn)度推進(jìn)
確定活動策劃方案后，就要開始推進(jìn)了。在此期間，要保證全員配合默契，井井有條，把控好每一個(gè)時(shí)間點(diǎn)，Deadline前必須把東西給到�？蓞⒖枷路剿季S導(dǎo)圖。
▲活動時(shí)間進(jìn)度表
三、PPT方案制作
對于線下活動來說，招商是必不可少的環(huán)節(jié)�；顒拥那捌趹�(yīng)準(zhǔn)備好方案PPT，用以獲取資金或資源的支持。
這里注意，PPT的制作一定要簡潔、精美，這是商務(wù)合作的基礎(chǔ)和前提。PPT的內(nèi)容里，要能讓你的招商對象了解到以下三點(diǎn)：
（1）這個(gè)活動是什么
（2）我能給你什么
（3）你能給我什么
四、場地和嘉賓
對一場線下活動來說，場地和嘉賓是非常重要的。這兩者要在活動籌備期就確定好，不然會影響活動的節(jié)奏。
對于活動場地的選擇，一般會考慮以下幾個(gè)因素：
空間：要選擇能夠容納活動預(yù)期人數(shù)的場地。
價(jià)格：場地的價(jià)格一般都是比較昂貴的，這個(gè)成本要控制好，最好能以資源置換的形式獲得。如果不行，也要以搭載資源置換的形式去獲得一個(gè)比較低的價(jià)格。
交通：交通便利很重要，不要增加參會者出行的負(fù)擔(dān)。試想一下如果活動都已經(jīng)開始了而嘉賓還在路上堵車會怎么辦？
設(shè)備：看場地是否能提供音響、話筒、LED屏幕、桌椅等一些活動必備的設(shè)備。
我們最終確定的場地，應(yīng)該是以上幾點(diǎn)因素綜合后的最佳選擇。
對于活動嘉賓的選擇，重要性不必多說。一個(gè)活動的嘉賓或演講者，不僅是吸引參與者的重要因素、生動的營銷材料，同時(shí)還構(gòu)成了你的活動基調(diào)。所以邀約合適的活動嘉賓就顯得尤其重要了。
動用一切你可動用的資源，去尋找那位合適的嘉賓。
五、活動文案
好的活動文案，可以吸引更多的客戶，比較流行的活動文案有兩種，一種是硬廣，一種是軟文。
硬廣：簡單粗暴版的文案，一般閱讀量都不太高，但勝在清晰明了，轉(zhuǎn)化率高。
軟文：引入型文案，一般是由故事、雞湯或者干貨引入，結(jié)尾再猝不及防給你個(gè)活動報(bào)名的鏈接和海報(bào)。
不管用這兩種文案里的哪一個(gè)，一篇合格的活動文案都要包含以下幾個(gè)內(nèi)容（如圖）。
▲活動文案組成內(nèi)容
六、活動物料
活動的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)時(shí)期內(nèi)都需要做圖制作物料。一般會根據(jù)會議活動類型和規(guī)模做出物料的刪減和擴(kuò)充，必不可少的是活動海報(bào)、現(xiàn)場易拉寶和邀請函。大致如下圖。
▲活動物料
七、參會者維護(hù)
活動快開始的時(shí)候，需要進(jìn)行參會者維護(hù)。一來可以讓活動的到場率變得高一些，二來可以對這些參會者更加了解。目前比較普通運(yùn)用的一種維護(hù)方式，是將參會者拉進(jìn)一個(gè)微信群里，進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)和管理。
八、宣傳與推廣
宣傳推廣有兩個(gè)大作用，一是吸引更多的人報(bào)名參加活動，二是提高知名度。可以從以下幾個(gè)角度出發(fā)（如圖）。
▲活動宣傳推廣途徑
九、現(xiàn)場執(zhí)行
活動現(xiàn)場執(zhí)行包括前期和后期（活動當(dāng)日）。
現(xiàn)場執(zhí)行前期：
（1）了解現(xiàn)場
需要執(zhí)行人員提前去現(xiàn)場了解規(guī)劃一下，比如調(diào)試音響、測試PPT、測試話筒、了解洗手間等位置在哪里等，這些細(xì)節(jié)需要在踩點(diǎn)時(shí)都要把控到，做到心中有數(shù)。
（2）布置現(xiàn)場
對現(xiàn)場進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟贾茫梢蕴嵘F(xiàn)場的氣氛和專業(yè)性。
（3）分工與執(zhí)行
一場活動，需要負(fù)責(zé)指引的人、負(fù)責(zé)簽到的人、主持人、控制氣氛的人、攝影師、速記員、執(zhí)行人員等。
要提前進(jìn)行明確的分工，各司其職，確保活動順利進(jìn)行。
活動當(dāng)日：
（1） 維持活動秩序
活動期間容易出現(xiàn)現(xiàn)場嘈雜的情況，需要一個(gè)把控現(xiàn)場秩序的人去不斷維護(hù)。
（2） 現(xiàn)場氛圍要活躍
做活動很講究互動，要想產(chǎn)生互動需要有一位能調(diào)動氣氛的主持人，還需要活動開始前要做指引，方便大家能快速找到場地；上一個(gè)嘉賓講完后，要及時(shí)調(diào)出下一個(gè)嘉賓的PPT；遙控筆要提前教會嘉賓使用等。
細(xì)節(jié)決定成敗，這些細(xì)節(jié)都需要我們注意到。
十、活動總結(jié)
活動結(jié)束后，不代表就可以放松了，還要進(jìn)行復(fù)盤和總結(jié)，這是十分關(guān)鍵的一步，能幫助你在日后做其它會議活動時(shí)更順暢。
可以和同事們開會討論一下活動成功和失誤的地方，也可以咨詢參會者，聽聽他們的意見。
（文章作者：鄧興）
